Všechny dokumenty organizace musí být uloženy v archivu. Například daňový zákon stanoví, že primární dokumenty, doklady potvrzující platbu daní a další musí být chráněny po dobu čtyř let. Existují však také takové dokumenty, které lze po roce zničit, například plány dovolené. Likvidace by měla být provedena po vydání zákona.
Instrukce
Krok 1
Nejprve je třeba poznamenat, že dokumenty, které „splnily svůj účel“, mohou být do zákona vloženy, pouze pokud lhůta uplynula před 1. lednem roku, kdy je takový dokument vypracován, tj. Dokumenty roku 2010 by měly být zahrnuty do zákon až v roce 2016.
Krok 2
Před sepsáním zákona a zničením dokumentace seřiďte soupisy, které musí schválit vedoucí organizace, a sepsejte protokol.
Krok 3
Je vhodné sepsat akt ve formě tabulky. V pravém horním rohu zadejte podrobnosti o organizaci. Dále napište „Schválím“velkými písmeny níže, do řádkového řádku, uveďte pozici níže (manažer, generální ředitel atd.), Poté příjmení a iniciály. Zadejte datum vypracování aktu ještě níže.
Krok 4
Poté uveďte účel, například zvýraznit prošlou platnost dokumentů ke zničení. Dále uveďte důvody, například „na základě seznamu typických organizačních dokumentů …“
Krok 5
Níže je tabulka, která se skládá z osmi sloupců. První je sériové číslo. Druhým je název dokumentu, například plány dovolené nebo korespondence o práci s personálem. Třetí jsou data ukončení, to znamená data, která jsou uvedena v dokumentu jako poslední, například plán dovolené končí v roce 2010, takže musíte napsat „2010“. Zde nemusíte zadávat měsíc.
Krok 6
Dále přichází sloupec s inventárními čísly, pokud tam nejsou, pak můžete odložit pomlčky. Poté zapište index případu podle nomenklatury, například graf 05-20, kde 05 je index oddělení, a druhé dvě číslice jsou pořadové číslo případu.
Krok 7
Poté uveďte počet paměťových jednotek, například graf může být v jedné kopii, ale korespondence s rámečky je v množném čísle. Poté vyplňte pole s dobami skladování podle příručky. Na konci, pokud je to nutné, vyplňte sloupec „poznámka“.
Krok 8
Za tabulkovou část napište, že soupisy jsou k dispozici a schváleny protokolem hlavy s uvedením čísla a data jeho kompilace.
Krok 9
Dále shrňte součet, který je vyjádřen počtem položek dokumentů připravených ke zničení, například v období 2006–2010 bylo zničeno 234 položek.
Krok 10
Poté manažer znovu zkontroluje všechna data a podepíše dokument.
