Když je nashromážděno příliš mnoho dokumentů a jsou na jedné hromadě, může být obtížné přijít na to, co na co odkazuje. Najít ten správný dokument je ještě obtížnější. Chcete-li tento problém vyřešit, musíte si uspořádat dokumenty. Popsaná metoda je vhodná nejen pro organizaci dokumentů na papíře, je zcela použitelná i pro dokumenty v elektronické podobě, samozřejmě s drobnými předpoklady.
Instrukce
Krok 1
Uspořádání dokumentů je snadné, i když je jich příliš mnoho. Projděte si všechny dostupné dokumenty a vytvořte seznam kategorií, podle kterých je seřadíte. Určete, zda v tomto seznamu budou podkategorie. Například v obecné kategorii smluv lze rozlišit smlouvy na dodávky, na poskytování služeb. Mezi objednávkami zvýrazněte obecné objednávky vztahující se k činnosti společnosti a personální objednávky.
Krok 2
Po dokončení seznamu kategorií určete, jak a kam dokumenty umístíte. Dohodněte se s vedením na nákladech na nákup kancelářských potřeb (složky, složky, barevné nálepky), protože třídění a distribuce dokumentů je příjemnější, pokud nemusíte manipulovat se starými rozpadajícími se složkami.
Krok 3
Seřaďte dostupné dokumenty podle seznamu, který jste sestavili. Umístěte je do samostatných stohů. Pokud je to nutné, napište na ně tužkou nebo nalepte nálepku (aby nedošlo k zmatení během procesu třídění).
Krok 4
Vyhodnoťte, zda se dokumenty jedné kategorie (podkategorie) vejdou do složky, a uložte je. Je lepší uspořádat dokumenty podle data jejich přípravy. V každodenní práci se zpravidla dokumenty ukládají tak, jak jsou vytvářeny, přičemž nejnovější dokumenty jsou nahoře. Při přenosu případů do archivu se pořadí změní (nahoře je nejstarší dokument, dole - nejpozději k datu vytvoření).
Krok 5
Pokud vkládáte dokumenty z různých let do stejné složky, vizuálně oddělte jeden rok od druhého barevnou nálepkou nebo větším listem. Díky těmto záložkám je v budoucnu mnohem snazší najít požadovaný dokument.
Krok 6
Vytvořte přílohu pro další dokument.
Krok 7
V případě potřeby vytvořte registr všech složek s dokumenty s uvedením obsahu každé složky, data jejího vytvoření a ukončení údržby, umístění úložiště atd. Uspořádejte složky tak, aby bylo pohodlné je používat, a nemusíte k nim „prorazit“přes hromadu odpadního papíru.
