Služební dopis je běžný způsob, jak informovat třetí strany prostřednictvím pošty. Používá se, když je nutné mít písemné potvrzení o přenosu důležitých informací partnerovi nebo když není možné použít jiné typy komunikace. Tento dokument má mnoho variant, ale existují obecná pravidla, která je třeba vzít v úvahu při přípravě takového dopisu.
Nezbytné
Hlavičkový papír Hlavičkový papír
Instrukce
Krok 1
Nejprve si připravte hlavičkový papír vaší organizace speciálně navržený pro tato písmena. Jeho hlavním rozdílem od standardního hlavičkového papíru je přítomnost poštovních údajů spolu s bankovními údaji. Pokud tomu tak ve vašem podniku není, připravte si vlastní verzi. Sem umístěte logo a uveďte název organizace, bankovní údaje, poštovní adresu, telefony, fax a e-mail pro komunikaci.
Krok 2
V pravém horním rohu uveďte adresáta dopisu (název společnosti, poštovní adresa, pozice, celé jméno vedoucího). Je-li dopis adresován několika organizacím, jsou jejich adresy umístěny jeden po druhém, avšak ne více než čtyři za sebou a bez uvedení vedoucích. Nyní přejděte přímo k textu dopisu, protože tento dokument nepíše svůj název (na rozdíl od aktů, poznámek atd.). Místo toho můžete stručně uvést předmět dopisu, podstatu vašeho odvolání - „o opožděné platbě“, „o změně podmínek“atd.
Krok 3
Text dopisu by měl být v obchodním stylu. Uveďte podstatu co nejkratší a nejpřesnější, aby nedošlo k nedorozumění při předávání důležitých informací. Jeden dopis by měl řešit jeden problém. Nepokoušejte se vyřešit všechny problémy mezi vámi a vaším partnerem jedním dopisem. Každý by měl být posuzován samostatně, protože mohou existovat různí výkonní umělci, což může být navíc důležité v případě sporů vyžadujících rozhodnutí u soudu. Proto je nejlepší nezobrazovat objem písmene nad jednu stránku.
Krok 4
Nakonec uveďte všechny další dokumenty v části Dodatky. Ponechte místo pro podpis vedoucího a dešifrujte jeho podpis v závorkách (příjmení, iniciály). Nezapomeňte uvést celé jméno umělce a telefonní číslo kanceláře pro komunikaci. Podepište původní dokument svému nadřízenému a zaregistrujte dopis u sekretáře vaší organizace jako odchozí dokument.
