Plánování a organizace pracovní doby je důležitou součástí efektivní práce na jakékoli pozici. V případě manažerské pozice se význam předběžného plánování ještě zvyšuje, proto je nutné k této problematice přistupovat velmi opatrně.
Instrukce
Krok 1
Vedoucí může plánovat svůj čas sám nebo tuto funkci plně nebo částečně delegovat na asistenta sekretáře. V každém případě se člověk neobejde bez interakce se sekretářkou, protože je to on, kdo připravuje a organizuje schůzky, materiály pro schůzky a přijímá příchozí hovory. Kromě toho si sekretář obvykle ponechává v hlavě všechny plány manažera, které zná, a snaží se je rozdělit podle pracovní doby, proto je velmi důležité neprodleně informovat sekretáře o změnách v jeho plánech.
Krok 2
Neměli byste se však spoléhat pouze na sekretářku, je důležité se naučit, jak si rozvrhnout čas tak, abyste měli čas na všechno naplánované. Dobrým způsobem, jak toho dosáhnout, je analyzovat každou hodinu, která uplynula, a zjistit přesně, co se stalo a jak dlouho to trvalo. Je také nutné zdůraznit pro sebe hlavní globální úkoly jako vůdce a věnovat většinu svého pracovního času jejich řešení. V každém případě by nejdůležitější úkoly měly být vyřešeny na prvním místě, protože je známo, že 80% aktuálních úkolů je vyřešeno v prvních 20% pracovního dne a zbytek času je věnován pouze 20% práce.
Krok 3
Nenechte náhodné události překročit váš plán. Je lepší jim věnovat nějaký čas předem v plánech, což vám umožní mít větší šanci mít čas na dokončení hlavních úkolů. Při plánování schůzek, akcí, schůzek, konferencí postupujte od skutečného času, který budou vyžadovat, s přihlédnutím k přípravě, předběžnému seznámení s materiály, spontánním diskusím a otázkám. Pokuste se takové události rozdělit včas, aby začátek příští schůzky nespočíval na konci předchozí, protože v takovém případě budete často nuceni buď přijít pozdě, nebo zmačkat finále.
Krok 4
Mezi úkoly sekretářky často patří předběžné plánování dne a týdne s přihlédnutím k přijatým hovorům, nabídkám, pozvánkám. Na konci pracovního dne je vhodné prodiskutovat s tajemníkem jeho představu o vašem rozvrhu a upravit jej. Ještě lepší je udělat to odpoledne, aby sekretářka měla příležitost provádět změny, telefonovat s návrhem na odložení té či oné události. Neustálý kontakt se sekretářkou by se měl stát zvykem, protože jeho harmonogram přímo závisí na vašem a mnoho událostí vyžaduje předběžnou přípravu z jeho strany.
Krok 5
Analyzujte minulé pracovní dny z hlediska efektivního alokace času. Možná uvidíte řešení, která vám umožní udělat více, například uspořádat několik schůzek ve stejné oblasti nebo zkombinovat některé události. Dělejte si poznámky o minulých a plánovaných událostech do svého deníku.
