Nomenklatura je seznam všech případů, které tvoří archiv a jsou nově otevřeny v konkrétní organizaci přivedené do systému. Musí označovat rejstřík případu, název, stanovené podmínky jeho uložení.
Odrůdy nomenklatury
V kancelářské práci existují tři hlavní typy nomenklatury: standardní, přibližná a individuální. Norma je stanovena federálním zákonem a slouží jako model pro vypracování nomenklatury v organizacích stejného typu. Přibližná nomenklatura nezahrnuje přísně normalizovaný počet případů. Obsahuje seznam případů doporučených k otevření pomocí jejich indexů. Výše uvedené typy nomenklatury jsou koncipovány ve státních a obecních organizacích a institucích. Zaměstnanci soukromých organizací na základě statutárních dokumentů, typů hlášení, pracovních plánů atd. vyvíjí se individuální seznam případů. Zahrnuje celý objem vytvořených případů podniku.
Postup pro sestavení nomenklatury
Každý rok je na základě staré vypracována nová nomenklatura případů. Všechny dokumenty navíc podléhají revizi. Důležitou součástí nomenklatury je doba použitelnosti pouzdra. Na tomto základě se rozlišují případy dočasného, dlouhodobého a trvalého skladování. Doba dočasných úložných souborů je méně než deset let, dlouhodobé skladování je více než deset let. U dokumentů, jejichž doba skladování uplynula, je vyhotoven soupis, který ve výslovně uvedených případech uvádí pořadové číslo dokumentu, název, rok vytvoření, počet listů a další informace. Po sestavení inventáře jsou tyto dokumenty zničeny.
Strukturálně je nomenklatura reprezentována sekcemi, podsekcemi. Toto rozdělení je však typické pro vládní organizace a instituce. V soukromých organizacích je toto rozdělení podmíněné a spíše zdůrazňuje hlavní oblasti jejich činnosti, spíše než odráží vztah moci a podřízenosti.
Tabulka nomenklatury se skládá z pěti sloupců: první obsahuje rejstřík případu, druhý - název případu, třetí - počet stránek (uvedený na konci aktuálního roku), čtvrtý - období uchovávání stanovené regulačními právními akty, pátý - poznámky týkající se otevření případu, zařazení do inventáře za účelem zničení atd.
Případ dlouhodobého a trvalého skladování zahrnutý v nomenklatuře by neměl být delší než dvě stě padesát stránek. Pokud počet vesnic překračuje normu, je vhodné případ rozdělit na dvě nebo více.
Sestavená nomenklatura případů musí být odsouhlasena archivním oddělením a podepsána vedoucím organizace.
