Pro vypracování správné zprávy je nutné jasně definovat účel zprávy a její formu. Zpráva je sestavena v několika fázích, což vám umožní správně zvýraznit klíčové body.
Nezbytné
Přehled zprávy, účel zprávy
Instrukce
Krok 1
K tomuto procesu musíte přistupovat zodpovědně a věnovat zvláštní pozornost účelu zprávy. Aby byla zpráva vypracována správně, je nejprve nutné odpovědět na otázku: „Proč je zpráva sestavována“. Pouze v tomto případě vezmete v úvahu všechna „úskalí“. Na tuto otázku může být několik odpovědí. Některé z nich jsou: • Zpráva by měla informovat nebo vysvětlovat;
• Zpráva je připravena pro doporučení;
• Zpráva by měla motivovat nebo přesvědčit;
• Zpráva může pokračovat v diskusi nebo posílit předchozí zprávu / diskusi;
• Zpráva může být součástí pokynu.
Krok 2
Typ obchodního reportu Rozhodněte se, jaký typ obchodního reportu v tomto konkrétním případě potřebujete. Obchodní zprávu lze podat: • písemně a ústně;
• formální a neformální;
• v tradiční formě a v původní podobě;
• V jednostránkové a vícesvazkové formě: Kromě toho může být zpráva připravena interně nebo ji mohou udělat externí konzultanti.
Krok 3
Složení titulní stránky zprávy. Zde je uveden název zprávy, celé jméno a funkce osoby, které je zpráva určena, celé jméno a funkce osoby, která zprávu připravila. V této části uveďte účel zprávy nebo povahu zjištěného problému. Pokud máte v úmyslu vypracovat zdlouhavou zprávu, může úvod obsahovat obrys zprávy. V této části zprávy uveďte veškeré informace týkající se účelu zprávy nebo problému, který vyžaduje pokrytí. V závěrečné části zprávy je nutné uvést závěry vyvozené na základě obdržených informací.
Krok 4
Formátování zprávy Při formátování zprávy musíte použít různé prostředky. Oddělte odstavce mezerami, aby bylo čtení dokumentu mnohem jednodušší. Velikost a typ písma. Vyberte písmo, které je optimální pro čtení. Podnadpisy lze vybrat změnou velikosti písma. Kurzíva, tučné písmo, podtržení a speciální znaky zvýrazní klíčové body v sestavě. Rozdělení textové stránky na stránku vám umožní zaměřit pozornost čtenáře na důležité body.
