Každý zaměstnanec dříve či později čelí otázce: jak správně vypracovat zprávu o své práci. Jakákoli zpráva je důležitým nástrojem pro zaměstnance a vedoucího, s pomocí tohoto formalizovaného typu komunikace obdrží manažer potřebné informace, které potřebuje k analýze a vyhodnocení činnosti zaměstnance.
Instrukce
Krok 1
Nejprve je nutné určit, jaký typ zprávy je třeba vypracovat: jednorázový nebo pracovní. Jednorázové zprávy se obvykle sestavují na základě výsledků konkrétních činností a pracovníci vám umožňují pravidelně analyzovat práci vykonanou zaměstnancem (objem a výsledek).
Periodické zprávy mohou být: denní (lze je použít ke sledování důležitých krátkodobých projektů nebo během zkušební doby zaměstnance), týdenní (nejběžnější), měsíční, čtvrtletní a hotové (tento typ zprávy obsahuje velké množství analytických informací a je obvykle poskytována vrcholovému vedení).
Krok 2
Jak tedy správně napsat zprávu o zaměstnání?
Nejprve musíte rozhodnout o načasování zprávy a naplánovat ve svém pracovním harmonogramu čas na její přípravu. Může to být malé množství času každý den nebo konkrétní čas vyhrazený pro sestavení celé zprávy najednou. Nejdůležitější věcí je nezdržovat se do termínu.
Krok 3
Nejprve se rozhodněte o konečných cílech vaší práce. Obsah zprávy by měl být informativní, jasný a nejlépe výstižný. Nezapomeňte na „pravidlo sedmi“, které říká, že naše vědomí je schopné účinně asimilovat 7 prvků současně (+/- 2). Proto je žádoucí ve zprávě přesně zvýraznit tento počet bodů nebo oddílů.
Krok 4
Je důležité, abyste se mohli soustředit na výsledky svých aktivit, popsat, jaké úkoly byly dokončeny, a ne pouze vypsat činnosti prováděné za určité období.
Krok 5
Pro větší přehlednost poskytněte odpověď s tabulkami, obrázky, diagramy.
Krok 6
Situace se zjednoduší, pokud vaše společnost již vyvinula formuláře zpráv (formuláře, tabulky, které je třeba vyplnit komentářem)
Krok 7
Nezáleží jen na tom, co jste do zprávy napsali, ale také na tom, jak jste ji odeslali. Zde byste si měli pamatovat zlaté pravidlo: denní zprávy se zasílají na konci pracovního dne, a ne příští ráno. Týdně - páteční noc, ne pondělní ráno.
Krok 8
Další tip: než zprávu odešlete, přečtěte si ji znovu a zkuste to udělat očima vašeho vedení. Jaké máte otázky? Možná je nutné něco přidat, nebo naopak informace co nejvíce zjednodušit.
