Postup vydávání objednávek pro podnik je stanoven v pokynech pro kancelářskou práci. Zároveň je účetnictví a uchovávání těchto dokumentů vedeno ve zvláštní registrační knize objednávek, která musí být v každé organizaci.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte registr objednávek. Ve velkých podnicích to provádí samostatný úředník; malé společnosti jmenují pro tyto účely odpovědnou osobu. Můžete použít jak schválený formulář registrační knihy, tak vyvinutý samostatně.
Krok 2
Vytvořte obal deníku objednávek. Měl by být vyroben z hustého materiálu, aby se objednávkové listy během skladování nemačkali. Je třeba poznamenat, že tyto dokumenty musí být v podniku uchovávány po dobu nejméně 5 let.
Krok 3
Na obálku napište název firmy, název knihy a období. V závislosti na frekvenci vydávání objednávek v organizaci lze registrační protokol vypočítat za měsíc, čtvrtletí nebo rok. Zadní strana obálky obsahuje informace o osobě odpovědné za údržbu a skladování dokumentu.
Krok 4
Vyberte jeden ze způsobů ukládání objednávek do registrační knihy. Mohou být nalepeny v knize nebo vloženy pojivem. Druhá možnost je vhodnější v případě, že potřebujete získat jednu z objednávek a zkopírovat si ji. Všechny objednávky musí být seřazeny v chronologickém pořadí. Některé podniky nechávají záložní čísla, která mohou být potřebná ke zpětnému zpracování objednávek. Tato metoda je však nezákonná, takže byste ji neměli zneužívat.
Krok 5
Vytvořte společný formulář pro podnikové objednávky. Jedná se zpravidla o hlavičkový papír, v jehož horní části jsou předem připravené podrobnosti o podniku: jméno, adresa a registrační údaje.
Krok 6
Vydat objednávku. Zadejte jeho číslo a datum kompilace. Poté vymyslete název, který by měl stručně odpovědět na otázku „o čem?“Hlavní text sestává z výpisu základu objednávky a administrativní části. Na konec je vložen podpis vedoucího nebo jiné oprávněné osoby.
Krok 7
Poté je objednávka sepsána v registrační knize objednávky. Pokud se dokument týká zaměstnanců podniku, například je vytvořena provize, pak by tyto osoby měly vzít na vědomí, že si přečetly objednávku a vložily svůj podpis.
