Každý den v jakékoli organizaci - ve státní instituci, ve velkém nebo malém podniku, v individuálním podnikateli - je třeba ověřovat fakta, která vyžadují tisk. Tyto skutečnosti jsou nejčastěji spojovány s penězi nebo potvrzením podpisů úředníků (jejich pravosti) na různých dokumentech. Zároveň existují dokumenty, na kterých není vyžadován otisk razítka.
Každá právnická osoba musí mít pečeť. Tato norma je zakotvena v zákoně. LLC, CJSC, OJSC a další organizace musí používat kulatou pečeť, jejíž otisk obsahuje úplný název společnosti v ruštině a odkaz na místo jeho teritoriálního umístění. Název společnosti lze uvést také v cizím jazyce. V seznamu podrobností dokumentu se v souladu s normou GOST R 6.30-2003 „Jednotné dokumentační systémy“objeví otisk pečeti. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování “(přijato 3. 3. 2003). Současně například pečeť není zahrnuta do seznamu povinných údajů o řadě primárních účetních dokladů, s výjimkou bankovních dokladů, pokladních dokladů, přepravních dokladů atd. Smlouva musí být zapečetěna pečeť, pokud je to stanoveno ve smlouvě samotné, nebo pokud jsou na formuláři uvedena dvě písmena „MP“(„Místo pečeti“). Totéž platí pro úkony dokončené práce (služby). Použití pečeti se rovněž poskytuje na plné moci, kterou organizace uděluje zaměstnanci (tato pozice je uvedena v občanském zákoníku Ruské federace - čl. 185 odst. 5). Neexistuje žádný požadavek na pečeť v některých formách účetních závěrek (ustanovení objednávek Ministerstva financí Ruska ze dne 22.07.2003 N 67n a ze dne 02.07.2010 N 66n), avšak podle nařízení Ministerstva financí Ruska ze dne 15.10.2009 N 104n a od 05.05.2008 N 54n musí být formuláře daňových přiznání (pro DPH, daň z příjmu a další) zapečetěny. Povinná certifikace s pečetí organizace je poskytována pro nejdůležitější personální dokumenty: první strana pracovní knihy, cestovní certifikát (formulář č. T-10), akt přijetí práce na dobu určitou pracovní smlouva (formulář č. T-73). V zákoníku práce Ruské federace (článek 57) není požadavek na pečeť v pracovní smlouvě uveden, ale v praxi se pečeť obvykle uvádí. Vzhledem k tomu, že existuje mnoho dokumentů, pro které neexistuje jednoznačné rozhodnutí o přítomnosti nebo nepřítomnosti pečeti, organizace by si měla vytvořit vlastní objednávku (pozici, instrukci), ve které je nutné zaregistrovat seznam dokumentů, které vyžadují certifikaci pečetí. Přibližný seznam z nich je uveden ve Státním systému pro správu dokumentace - 1988, 1991. Možnosti mohou být následující: - úkony (provedená práce, odborné znalosti, odpisy, přijetí předmětů atd.); - sazby spotřeby (například pro drahé kovy); - vzorky otisků pečetí a vzorky podpisů zaměstnanců, kterým bylo uděleno právo provádět finanční a ekonomické operace; - záruční listy; - korespondence s vedením a strukturami různé vládní orgány (například s daňovou službou, mimorozpočtové fondy atd.) Z pečeti lze udělat ne jeden, ale několik (po zdokumentování této skutečnosti) - pro každé samostatné rozdělení organizace. Každá pečeť bude mít svůj vlastní specifický účel - pro pasy, pro dokumenty, pro faktury. Plomba na dokumentu musí být umístěna na místě listu, kde je umístěna podpěra „MP“(„Místo plomby“). Pokud tam není, je opatřena pečetí, takže otisk překrývá část slova - označení pozice osoby, která dokument podepsala. V tomto případě musí být podpis jasně odlišitelný, stejně jako všechny informace z otisku pečeti.
