Dopis zákazníkovi je napsán, pokud je nemožné, aby vaše organizace vůči němu plnila závazky, pokud nepřevedl peníze za dodané zboží a je-li potřeba ho o novém sortimentu informovat.
Instrukce
Krok 1
Začněte dopisem tím, že požádáte někoho zastupujícího organizaci zákazníka. V této části dopisu je vhodné vyjádřit zdvořilost jako „Vážený Ivan Andreevič“, „Pan Remizov“. Pokud klientská společnost nemá konkrétní osobu, se kterou byly navázány vztahy, kontaktujte „Vážení“.
Krok 2
Představte se jménem své organizace. Použijte standardní fráze, například „MontazhSpetsStroy LLC by rád vyjádřil naši úctu k vám a přeji vaší organizaci prosperitu.“To vám umožní orientovat se ve vašem zákazníkovi, přečíst si hlavní text, nebude si lámat hlavu nad tím, kdo je adresátem dopisu.
Krok 3
Formulujte důvod dopisu. Na tom závisí forma psaní a obsah zprávy. Nejběžnějším důvodem pro psaní dopisů zákazníkovi je nezaplacení za dodané zboží nebo poskytnuté služby. V takovém případě nahlédněte do příslušného ustanovení smlouvy, uveďte, že zákazník je odpovědný za zaplacení faktury v konkrétním časovém rámci. Pokud se nejedná o váš první dopis na toto téma, obraťte se na odpovědnost zákazníka za nesplnění povinností předepsaných v článku X dohody o dodávkách. Vezměte prosím na vědomí, že v případě nezaplacení účtů se budete muset obrátit na soud.
Krok 4
Omluvte se zákazníkovi, pokud důvodem pro napsání dopisu byla neschopnost dodat mu zboží za podmínek stanovených ve smlouvě. Nepokoušejte se vysvětlit důvody, proč vám chybí dodací lhůta, zákazníka to nezajímá, je lepší ho informovat o tom, jak dlouho bude vaše organizace schopna plnit své závazky ze smlouvy. Na konci dopisu použijte fráze „Děkujeme za pochopení“, „Doufáme v další spolupráci.“
Krok 5
Pokud váš partner neví o změněném sortimentu, informujte zákazníka o nové produktové řadě nabízené vaší společností. V takovém dopise je žádoucí uvést, jaké slevy zákazník obdrží při sepisování nových smluv o dodávkách jako běžný zákazník.
Krok 6
Přihlaste se k odběru na konci dopisu. Zanechte své kontaktní informace, aby zákazník věděl, jak kontaktovat vaši organizaci. Přeji organizaci a osobě, která ji zastupuje, vše nejlepší.
