V obchodní korespondenci je často nutné zaslat tištěný text smlouvy na adresu jiné osoby. Průvodní dopis pomůže tento proces zprostředkovat.
Nezbytné
- - tištěný text dohody;
- - počítač s tiskárnou;
- - těsnění.
Instrukce
Krok 1
Začněte dopisem záhlaví v levém horním rohu hlavičkového papíru. Zde uveďte pozici, příjmení a iniciály osoby, které je smlouva zasílána, název organizace, ve které pracuje, sídlo organizace. Pokud je smlouva zaslána jednotlivému podnikateli, uveďte v „záhlaví“jeho stav (IP), příjmení, iniciály, adresu.
Krok 2
Předmluvu hlavní části dopisu s pozdravem. Může začít slovem „respektováno“, následovaným adresou podle jména a příjmení. Například „Vážený Ivan Ivanovič!“Pozdrav je napsán pod nadpisem uprostřed listu a je obvykle tučným písmem.
Krok 3
Dále přejděte k hlavní části motivačního dopisu. Nejdůležitější věcí, kterou je třeba zohlednit, je skutečnost, že smlouva byla odeslána. Použijte fráze jako: „Posíláme návrh servisní smlouvy k posouzení a podpisu.“Pokud mluvíme o již uzavřené smlouvě, uveďte její číslo a datum.
Krok 4
Poté, když je to potřeba, napište, na co chcete upozornit adresáta, uveďte svůj návrh nebo požadavek týkající se zaslané smlouvy. Nezmiňujte se o věcech, které nesouvisejí s nasměrovávanou smlouvou.
Krok 5
Za hlavní text napište slovo „Příloha:“a pojmenujte odesílanou smlouvu, uveďte počet listů a kopií.
Krok 6
Průvodní dopis uveďte datum a číslo a zaznamenejte jej do deníku odchozí pošty. Proto musí být podepsán vedoucím organizace nebo jednotlivým podnikatelem a podpis musí být ověřen pečetí.
