Organizace konference vyžaduje pečlivou přípravu. Rozdělením tohoto procesu na etapy můžete minimalizovat mzdové náklady na vysoké úrovni události.
Nezbytné
Počítač s přístupem na internet a programy pomoci pro město, telefon
Instrukce
Krok 1
Rozhodněte o tématu konference, počtu potenciálních účastníků, načasování a lektorech. Vyjednávejte s lektory, abyste získali souhlas s vystoupením.
Krok 2
Na základě tématu a plánovaného počtu účastníků je nutné vybrat možnosti pro místa konání konference. Mohou to být kulturní domy, konferenční sály hotelů, restaurace, rekreační střediska a další. Výběr se provádí pomocí vyhledávání na internetu a v různých městských adresářích, na základě získaných údajů se vytvoří tabulka potenciálních míst s uvedením jména, adresy, telefonního čísla, počtu míst, nákladů a dostupnosti potřebné vybavení (například projektor, plátno, mikrofon).
Krok 3
Zavolejte výslednou databázi potenciálních míst a objasněte, pokud je to možné, v požadovaných dnech, náklady na nájem, dostupnost dalších služeb (například uspořádání bufetového stolu). V důsledku toho vyberte místo a datum.
Krok 4
Vytvořte firemní styl konference (symbol, slogan, barvy atd.) A rozhodněte o požadovaných produktech (značkové notebooky, pera, pozvánky, trička atd.). Objednejte si produkty na akci v upomínkových společnostech. Vytvořte také plánovaný program.
Krok 5
Posílejte pozvánky potenciálním účastníkům na hlavičkové papíry e-mailem nebo nestandardním řešením pomocí kurýra / pošty (například na konferenci o květinářství v podobě květu z látky na designovém kartonu).
Krok 6
Registrace účastníků, podrobnosti o programu, pomoc při převodu a výběr ubytování (v případě potřeby). Spolupráce se subdodavateli při organizaci bufetového stolu, fotografování a další.
Krok 7
V předvečer akce zkontrolujte připravenost haly - vybavení, suvenýry, organizace bufetového stolu a další.
Krok 8
Během akce je nutné koordinovat práci subdodavatelů: promotérů, cateringových služeb, fotografů a dalších.
Krok 9
Po konferenci pošlete e-mail s poděkováním za účast na akci, můžete požádat o zpětnou vazbu.
