Všechny dokumenty organizace musí být řádně uloženy. Jasný systém vám umožní okamžitě najít ten správný kus papíru. Některé typy dokumentů mají svá vlastní pravidla pro ukládání, například pro objednávky.
Nezbytné
složky, krabice, papír, počítač
Instrukce
Krok 1
Vytvořte protokol objednávek, kde budou zaznamenány všechny objednávky pro organizaci. Časopis musí být nutně svázaný a očíslovaný, což vylučuje postskripty nebo mazání stránek.
Krok 2
Deník musí obsahovat určité sloupce. Přibližný obsah sloupců může být následující: sloupec, kde je v objednávce uvedeno číslo záznamu, sloupec s datem objednávky, sloupec s přehledem objednávky, sloupec s číslem objednávky, sloupec, kde zaměstnanec zanechá známku po seznámení s touto objednávkou. Dále lze přidat sloupec označující umístění objednávky (složky nebo pole).
Krok 3
Všechny objednávky by měly být tříděny do složek: objednávky pro přijímání a propouštění zaměstnanců (personální objednávky), objednávky, které odrážejí pobídky zaměstnanců, jejich odesílání na služební cesty a dovolené, objednávky odrážející hlavní činnosti organizace. Pokud mají objednávky vynikající doby uchování, vytvoří se pro ně samostatné složky.
Krok 4
Systém ukládání objednávek musí být jasný, systematizovaný a musí zajistit kontinuitu čísel přiřazených objednávkám. To platí zejména, když je objednávka stažena z důvodu práce. Doporučuje se pořídit fotokopii zabaveného příkazu, aby nedošlo k záměně.
Krok 5
Všechny objednávky musí být vytištěny na hlavičkovém papíře organizace. V takovém případě není těsnění na objednávce vyžadováno. Pokud je objednávka vytištěna na obyčejný list papíru, musí na ní být pečeť organizace.
Krok 6
Pokud podnik přijal elektronický systém pro ukládání objednávek, musí být jednotný v celé organizaci. Zaměstnanci, kteří mají právo vložit svůj podpis na tyto dokumenty, musí mít přístup k elektronickým objednávkám. V tomto případě je velmi výhodné použít EDS (elektronický digitální podpis). Doporučujeme v každém případě vytisknout protokol objednávky.
