Každý úředník dříve či později čelí potřebě napsat oficiální dopis. Obchodní etiketa zdůrazňuje, že konec dopisu je stejně důležitý jako výchozí bod vaší zprávy.
Je to nutné
přesná adresa příjemce, obálka, kopie dokumentů připojených k dopisu
Instrukce
Krok 1
Než začnete s poslední částí dopisu, přečtěte si, co jste napsali. Zkontrolujte text, zda neobsahuje gramatické a pravopisné chyby, skvrny a nepřesnosti. Pokud vás obsah dopisu zcela uspokojuje, v posledním odstavci zopakujte stručně a srozumitelně hlavní tezi svého dopisu. Shrnete tedy svoji zprávu, což adresátovi usnadní přípravu a napsání odpovědi.
Krok 2
Je-li nutné k oficiálnímu dopisu připojit kopie dokumentů, za odstavcem se vraťte o několik řádků zpět a ve sloupci „příloha“označte seznam dokumentů. Seznam musí být očíslován. K dopisu přiložte fotokopie dokumentů v pořadí, v jakém jsou uvedeny v seznamu.
Krok 3
Ukončete formální dopis zdvořilým a správným projevem, například: „Doufám v plodnou spolupráci.“V podnikání je také obvyklé končit písmena pomocí vět jako „s úctou“, „upřímně s vámi“, „s úctou“. Dále nezapomeňte uvést své iniciály a datum. Po vytištění textu se nezapomeňte podepsat vedle svého příjmení.
Krok 4
Začněte vyplňovat obálku. Adresa příjemce je napsána v pravém dolním rohu, adresa odesílatele je uvedena v levém horním rohu. Nezapomeňte zadat správné PSČ, v takovém případě se dopis dostane k adresátovi rychleji.
Krok 5
Je lepší posílat oficiální dopisy poštou ve formě doporučených dopisů s potvrzením o přijetí. V takovém případě budete mít důkaz o přijetí dopisu adresátem.
