Existuje takový pojem „obchodní zvyky“. Podle této prostorné definice - všechny tradice přijaté v prostředí oficiálních obchodních vztahů. Úřední korespondence zůstává jedním z hlavních mechanismů obchodní interakce. Úředníci, podnikatelé a veřejné organizace komunikují prostřednictvím zpráv připravených podle obecných pravidel.
Důvod psaní
Bez ohledu na to, jak nudná a bezvýznamná se může zdát přípravná fáze vypracování oficiálního odvolání, nelze ji opomenout. Důvod přípravy dokumentu by měl být jasně formulován.
Před vytvořením úředního dopisu je důležité přesně určit adresáta. Po určení předmětu zprávy je nutné zkontrolovat, zda tento problém spadá do působnosti adresáta. V případě pochybností je lepší prozkoumat otázku způsobilosti v předpisech a dalších normativních dokumentech organizace.
Typ požadavku
Po určení tématu a adresáta byste měli přemýšlet o typu odvolání.
V případě potřeby je třeba napsat oficiální dopis:
- Informovat adresáta. Nejčastěji se zpravodaje zasílají příjemcům na nižší úrovni příjemcům na vyšší úrovni;
- Obraťte se na adresáta pomocí testu, který z jeho strany znamená další kroky. Obracejí se tedy buď na nadřízeného, nebo na rovnocenného v postavení;
- Zadejte úkol. Tento typ adresy je vhodný pouze pro oslovení podřízeného.
Jednotlivci kontaktující orgány, podniky nebo jiné struktury nejčastěji používají formu žádosti-žádosti.
Forma úředního odvolání
Drsné podmínky interakce úředník-obchod činí formu odvolání ne nižší než obsah. Aby se dopis dostal k adresátovi a neztratil se v labyrintech kanceláře, musí být sepsán podle všech pravidel.
Organizace vypracují dopisy na oficiální hlavičkový papír, přidělí odchozí číslo a uvedou datum. Pro okamžité vyjasnění otázek týkajících se odvolání je důležité uvést celé jméno a kontaktní údaje dodavatele. Objeví se na posledním listu dopisu v zápatí.
Jednotlivci vypracují žádosti na prázdné listy A4 v psacím stroji a ve vzácných případech v ručně psané formě.
U organizací je v záhlaví odvolání uvedena pouze pozice a jméno adresáta, tj. informace o autorovi odvolání a kontaktní údaje jsou uvedeny na oficiálním formuláři. Jednotlivci budou muset doplnit záhlaví svými vlastními údaji, včetně kontaktního telefonního čísla a adresy, na kterou je třeba zaslat odpověď.
Vlevo jsou uvedeny podrobnosti dopisu a pod textem tématu odvolání: „O odměně“, „O poskytnutí informací“, „O osobním setkání“atd.
Styl oficiálního odvolání
K psaní úředních dopisů se používá oficiální obchodní styl. Hlavními principy tohoto stylu jsou konzistence, jednoznačnost a jasnost prezentace. V obchodní korespondenci jsou hovorové formulace, používání národních jazyků, nemluvě o nadávkách a nadávkách, nepřijatelné. I ty nejvíce znepokojující události v oficiální korespondenci by měly být prezentovány neutrálním tónem bez jakékoli emocionální barvy.
Je dobrým zvykem dodržovat jasnou a logickou strukturu vět a odstavců. To výrazně zjednodušuje vnímání informací čtenářem.
Struktura úředního odvolání
Oficiální dopis začíná odvoláním: „“. Poté následuje preambule, ve které je třeba odpovědět na otázku: „Proč je odvolání napsáno, jménem koho a z jakého důvodu.“Může to vypadat takto:
«».
«».
V návaznosti na obecné a konkrétní je představena vysvětlující část, která odráží specifika. Pokud je podána stížnost - chronologická podstata konfliktu. V pozvánkách obsahuje vysvětlující část informace o místě, datu a čase konání akce, jejích organizátorech a formě účasti adresáta.
Jakékoli oficiální odvolání končí přímým uvedením žádosti. Například: „“, „“, „“atd.
