Pokud chcete poslat dopis ne jedné osobě, ale několika členům vašeho pracovního týmu, měl by se obsah dopisu mírně lišit od obvyklého. Nezapomeňte také dodržovat pravidla obchodní korespondence.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte seznam kolegů, které chcete zahrnout do svého seznamu adresátů. Zkontrolujte, zda jsou všichni adresáti relevantní pro aktuální vydání. Naopak můžete přeskočit osobu, která by měla být o něčem informována svým dopisem. Prozkoumejte okruh zúčastněných stran. Rozhodněte, kterého spolupracovníka vložíte do pole „Adresát“a koho do pole „Kopie“. Přímí exekutoři jsou obvykle zapsáni do sloupce „Adresát“a ti, kteří tento proces kontrolují nebo se ho účastní nepřímo, nebo jsou jednoduše zainteresovaným zaměstnancem, do pole „Kopírovat“.
Krok 2
Přemýšlejte o tom, jak uspořádat jména příjemců. Bude pro vás mnohem jednodušší, pokud má vaše společnost v tomto ohledu zavedená konkrétní pravidla. Jinak lze jejich pořadí určit různými způsoby. Například uveďte jejich příjmení v abecedním pořadí. Lze použít princip seniority. Lepší je najít dopis od sekretářky adresovaný několika příjemcům a zjistit, jak to dělá. S největší pravděpodobností se jedná o nevyslovený standard vaší společnosti.
Krok 3
Uveďte předmět zprávy. Krátce by měl odrážet jeho obsah. Poté přejděte k tělu dopisu. Řiďte se pravidly obchodní korespondence. Zdvořile tým pozdravte a přejděte k tématu.
Krok 4
Pište pouze na pouzdro. Nenechte si ujít důležité detaily, ale neřeďte ani „vodu“. Oceníte čas svých kolegů. Pokud si pro lepší pochopení podstaty vaší zprávy musíte být vědomi jiné korespondence, umístěte uvozovky do dolní části dopisu. Nezapomeňte se rozloučit a popřát všem produktivní den v práci.
