Každý podnik uzavírá smlouvy (práce, dodávky, nákup zboží). Zpravidla jsou uloženy v archivech. Pro usnadnění používání těchto dokumentů a eliminaci důvodu jejich ztráty se tyto dokumenty zaznamenávají. Je zřízen speciální deník, ve kterém jsou zaznamenány podrobnosti smluv, jejich dodatečných dohod a je také stanovena chronologie jejich pohybu.
Je to nutné
- - deník pro účtování smluv v listinné podobě;
- - softwarový produkt pro účtování smluv;
- - firemní dokumenty.
Instrukce
Krok 1
Pro dokument o účtování smluv neexistuje jednotný formulář. Můžete si jej však sami vyvinout nebo si koupit speciální softwarový produkt určený k ukládání informací o smlouvách. Ale první možnost je zdarma, přestaňte s tím, pokud nepotřebujete další náklady.
Krok 2
Napište název dokumentu na titulní stránku účetního deníku smlouvy. Zadejte prosím název vaší společnosti. Pokud je společnost dostatečně velká, je vhodné mít pro každou konstrukční jednotku samostatný zásobník. V takovém případě napište název oddělení. Zadejte datum, kdy byl dokument uložen, osobní údaje, postavení osoby odpovědné za vedení deníku. Jedná se zpravidla o personálního úředníka, který se zaměstnanci uzavírá smlouvy, o zaměstnanec právního oddělení, který se zabývá dodržováním smluv s protistranami.
Krok 3
Na titulní stránku účetního deníku smlouvy napište název dokumentu. Zadejte prosím název vaší společnosti. Pokud je společnost dostatečně velká, je vhodné mít pro každou konstrukční jednotku samostatný zásobník. V takovém případě napište název oddělení. Zadejte datum, kdy byl dokument uložen, osobní údaje, postavení osoby odpovědné za vedení deníku. Jedná se zpravidla o personálního úředníka, který se zaměstnanci uzavírá smlouvy, o zaměstnanec právního oddělení, který se zabývá dodržováním smluv s protistranami.
Krok 4
Vytvořte osm grafů pomocí tabulky. Tisk na papír. V prvním sloupci deníku zadejte pořadové číslo smlouvy, ve druhém - číslo dokumentu, který mu byl přihlášen. Do třetího a čtvrtého sloupce účetního deníku smlouvy napište datum zahájení, datum vypršení platnosti dokumentu. V pátém sloupci uveďte předmět smlouvy. Například pro dodávky komponentů.
Krok 5
V šestém sloupci zadejte název protistrany (dodavatel, kupující), zaměstnanec (při zohlednění pracovních smluv s pracovníky). V sedmém sloupci deníku napište, ve které složce se smlouva nachází (zpravidla je složkám přiděleno číslo v archivech), uveďte umístění složky. V osmém sloupci připojte podpis osoby odpovědné za ukládání dokumentů (s uvedením jejího příjmení, iniciál). Při změně zaměstnance sepište akt převodu smluv, deník pro jejich účetnictví.
Krok 6
Pokud se vám bude zdát nepohodlné sledovat smlouvy ručně, objednejte si vývoj softwarového produktu nebo si kupte hotový program. Může to stát nějaké peníze, ale v elektronické podobě má takový časopis určité výhody. Například při registraci smlouvy můžete určit cestu k dokumentu v počítači.
