Mnoho organizací má přísné požadavky na organizaci dokumentů a vytváření archivů. Je nutné zajistit bezpečnost pouzder a izolovat je od zvědavých očí. Každý úředník společnosti musí být schopen flashovat soubory a dělat to pečlivě a extrémně přesně.
Nezbytné
- - Popis práce
- - papírnické šídlo nebo knihařský stroj
- - Motouz nebo silná nit
- - Jehla na šití
- - Papírenské lepidlo
- - Bílý papír
- - Nůžky
- - Pravítko
- - Pero
- - Těsnění (v případě potřeby pečetní vosk)
Instrukce
Krok 1
Musíte zablokovat případy v souladu s popisem vaší práce. V každém případě se tato práce ve všech společnostech provádí podle obecných zásad. Nejprve musíte každý dokument očíslovat v pořadí. Nezapomeňte z papírů odstranit všechny kancelářské sponky, kovové sponky a špendlíky.
Krok 2
Začněte šit pouzdro, aby bylo možné listy volně číst. Chcete-li to provést, vytvořte čtyři svislé otvory s administrativním šídlem uprostřed levého okraje dokumentů. Vzdálenost mezi otvory musí být nejméně tři centimetry. K sešívání a vázání dokumentů A-4 je vhodné použít speciální stolní stroj. S jeho pomocí nebude obtížné vytvořit potřebné složky - může okamžitě vrtat přes stoh papíru o tloušťce až 10 cm.
Krok 3
Ke šněrování dokumentů použijte speciální šicí jehlu, stejně jako spletené motouzy nebo silné nylonové nitě. Jako poslední možnost můžete několikrát složit běžné nitě. Dokumenty se obvykle sešívají dvakrát za sebou, aby byly listy bezpečněji připojeny. To je zvláště důležité, pokud se případ připravuje na věčný archiv.
Krok 4
Uvolněné konce nechejte asi 6 cm u niti nebo motouzu, které budou muset být protaženy středovým otvorem na špatné straně posledního dokumentu a pevně svázány uzlem.
Krok 5
Uzel a konce nití přilepte administrativním lepidlem pomocí kruhu (asi 4 cm v průměru) nebo čtverce (4 x 5 cm). Postava musí být vystřižena ze silného bílého papíru.
Krok 6
Umístěte pečeť tak, aby částečně přesahovala papírový štítek a jedna hrana přesahovala poslední list sešívaného pouzdra. Toto místo můžete také vyplnit pečetním voskem.
Krok 7
Počkejte, až lepidlo úplně zaschne. Poté přímo pod pečetí uveďte počet listů ve složce a vložte podpis úředníka. Přidejte dopis s potvrzením a uveďte datum potvrzení. Rovněž se ukládají kopie dokumentů z několika listů, přičemž je nutné vložit razítko s podpisem, datem a nápisem „Kopie je správná“.
Krok 8
Svázat případ pro dočasné uložení do brožované podoby a dokumenty pro stálý archiv do pevné vazby. Uveďte termíny na šitém pouzdře.
