Zaměstnavatel se může seznámit s rozvrhem dovolené svých zaměstnanců několika způsoby. Personální služby nejčastěji vydávají speciální seznam známek nebo vyplňují poslední sloupec v samotném dokumentu.
Jednou z povinností každého zaměstnavatele je včasné seznámení zaměstnanců s místními zákony, které jsou vydávány ve společnosti a přímo souvisejí s jejich činností. Nesplnění této povinnosti může vést k administrativní odpovědnosti a také k dalším problémům ve vztazích se zaměstnanci. Proto manažeři a personální služby podniků seznamují pracovníky s takovými dokumenty proti podpisu, což je také zakotveno v pracovněprávních předpisech. Jedním z místních úkonů určeného typu je plán dovolené zaměstnanců, pro který lze použít dvě metody: vypracování samostatného známého listu nebo shromažďování podpisů zaměstnanců přímo na plánu.
Vypracování listu seznámení se zaměstnanci
Vytvoření samostatného dokumentu zvaného seznamovací listina je univerzálním způsobem sdělování informací o harmonogramu dovolené zaměstnancům. Tento typ oznámení používá většina organizací a hlavním úkolem listu seznámení je získat písemné potvrzení od zaměstnanců, že si dokument přečetli. Z tohoto důvodu lze tento dokument vypracovat v jakékoli formě, musí však obsahovat podrobnosti o rozpisu dovolené na příslušný kalendářní rok, jakož i jména zaměstnanců a shromažďovat jejich osobní podpisy. Příjmení a podpisy jsou obvykle umístěny ve formě tabulky, což zjednodušuje organizaci postupu seznámení s místními akty.
Sbírání podpisů zaměstnanců na rozvrhu dovolené
Některá personální oddělení upřednostňují shromažďování podpisů zaměstnanců o seznámení s plánem dovolené přímo na tomto dokumentu. Forma plánu dovolené je jednotná, nicméně pro účely upozornění zaměstnance se často používá poslední nevyzvednutý sloupec tohoto dokumentu, který se nazývá „Poznámka“. Vzhledem k tomu, že všechna data každého zaměstnance v rozvrhu, stejně jako datum zahájení a ukončení jeho dovolené v příštím kalendářním roce v tomto místním aktu, jsou již rozděleny do samostatných řádků, osobní podpis v posledním sloupci odpovídajícího řádek automaticky potvrzuje skutečnost, že zaměstnanec je s dokumentem obeznámen. Tato metoda sdělování informací není nikde zakázána, ale používá se relativně zřídka.
