To, jak je práce v kanceláři organizována, závisí na produktivitě jejích zaměstnanců, kteří v ní stráví každý den alespoň 8 hodin. Organizace kanceláře je celá řada otázek od výběru potřebného nábytku po informační bezpečnost, kterou je třeba vyřešit, aby byla zajištěna normální práce všech jejích zaměstnanců a společnosti, která je jejich vlastníkem.
Instrukce
Krok 1
Moderní kanceláře jsou organizovány podle principu „otevřeného prostoru“, kdy jsou všichni zaměstnanci umístěni v jednom prostorném a světlém pracovním prostoru, rozděleném do funkčních oblastí. Doporučujeme vám pozvat odborníka, který vám pomůže zařídit kancelářské prostory, určit, kde a jak budou funkční zóny umístěny, jejich typy. Rovněž bude schopen organizovat a nejlépe umístit pracoviště vedoucího a zaměstnanců kanceláře v souladu se sanitárními a hygienickými normami. Spolu s ním si můžete vybrat potřebný nábytek a zařídit ho nejen pro pracoviště, ale také pro rekreační oblast, místo pro setkání s klienty a partnery.
Krok 2
Zamyslete se nad problémy provádění oprav a údržby v kanceláři. Budou požadovány pro počítače a kancelářské vybavení. Vyberte servisní organizace, se kterými budete na tomto problému spolupracovat, nebo uspořádejte vlastní rozdělení vaší společnosti, jehož úkolem bude vyřešit tento problém na vlastní pěst. Pokud potřebujete nakupovat spotřební materiál a papírnické zboží ve velkém množství, rozhodněte se pro dodavatele a slevy, které vám poskytnou.
Krok 3
Zvažte způsoby, jak poskytnout manažerům a zaměstnancům vozidla, systém plánování cesty a možnost optimalizace využití firemního vozového parku. Promluvte si s vedením o údržbě a pojištění vozidel vlastněných nebo pronajatých společností.
Krok 4
Vyřešte problém s ochranou kanceláře a organizací bezpečnostního systému. Důležitá je také otázka bezpečnostních opatření, včetně požární bezpečnosti a metod evakuace osob v případě nouze.
Krok 5
Se zodpovědnými specialisty a vedením společnosti řešte otázky informační bezpečnosti, správy interních informačních toků, kontroly přístupu a zajištění ochrany úředních a obchodních tajemství.
Krok 6
Zamyslete se nad otázkami kancelářské práce - bude je řešit samostatná osoba nebo oddělení, nebo budou tyto odpovědnosti přiděleny navíc zaměstnancům jiných oddělení. V případě potřeby vytvořte systém interní a externí kurýrní komunikace a organizujte práci kurýrů.
Krok 7
Organizujte firemní jídla - vlastní jídelnu nebo kavárnu, využití stravovacích zařízení třetích stran, stravování.
