Správně organizovaná kancelářská práce je jednou ze složek úspěšné práce jakéhokoli (i malého) podniku. První dojem z obchodních partnerů skutečně závisí na tom, jak jsou vyhotoveny hlavní dokumenty (objednávky, pokyny, dopisy atd.). Je také důležité, jak rychle projdou toky příchozí, odchozí a interní dokumentace.
Instrukce
Krok 1
Za pracovní postup v podniku by měl být odpovědný konkrétní zaměstnanec. Pokud podnik není příliš velký, je to sekretářka, pomocná sekretářka. Pokud organizace zahrnuje více než jedno pododdělení (zejména pokud mají různá teritoriální umístění), je organizována služba předškolní vzdělávací instituce (podpora dokumentace vedení).
Jsou to oni, kdo připravuje pokyny společnosti pro kancelářskou práci, reviduje je a provádí změny. Při přípravě dokumentu můžete jako základ použít „Pravidla kancelářské práce ve federálních výkonných orgánech“.
Krok 2
Toto je důležitá, zásadní fáze, protože po schválení pokynů pro kancelářskou práci musí dokumenty v podniku odpovídat určitému stylu:
- umístění detailů (podélné, úhlové);
- firemní písmo;
- formát (velikost papíru, odrážky).
Kromě vzorových formulářů podniku by pokyny měly odrážet takové problémy, jako je organizace registrace příchozích / odchozích dokumentů; organizace kontroly nad prováděním dokumentů a přijatých rozhodnutí; příprava a přenos dokumentů do archivu atd.
Krok 3
Vytváření složek, do nichž jsou ukládány dokumenty určitého subjektu, by mělo probíhat v souladu s nomenklaturou případů. Je vyvinuta osobou odpovědnou za vedení záznamů na základě „Seznamu standardních dokumentů pro správu generovaných při činnostech organizace s uvedením doby uložení“.
Krok 4
Vzhledem k tomu, že práce na vývoji nomenklatury případů je objemná, vyžaduje rozsáhlé znalosti, je správnější organizovat práci na ní za účasti zástupců jednotlivých služeb a útvarů. Vypracují seznamy případů (také s uvedením doby skladování), které jsou vytvořeny ve službě nebo oddělení, a předškolní vzdělávací instituce vytvoří souhrnnou nomenklaturu případů pro podnik.
Krok 5
Pro usnadnění práce s dokumenty využívá stále více podniků elektronický systém správy dokumentů (EDMS). Je možné zvolit efektivně fungující EDMS pro jakýkoli podnik (s počtem zaměstnanců 7 nebo 2000). Nejefektivnější z hlediska poměru cena / kvalita jsou dnes systémy jako „Delo“, „EVFRAT-Document Management“.
Ale i když váš podnik ještě není schopen koupit EDMS, přijdou na pomoc standardní programy Microsoft Office. Pomocí obvyklých prostředků Word, Excel, PowerPoint je docela možné uspořádat návrh dokumentů v souladu s požadavky podnikové identity, nastavit elektronický tok dokumentů.
