Přes množství komunikačních kanálů zůstává e-mail nejspolehlivější pro obchodní kontakty. Jeho zjevnou nevýhodou před slovním kontaktem je, že příjemce může dopis jednoduše ignorovat. Aby nedošlo k zápisu do prázdna, je důležité znát pravidla obchodní e-mailové korespondence.
Tématem je hlava
Efektivita elektronické obchodní korespondence do značné míry závisí na správném tématu. Po procházení seznamu odeslaných zpráv příjemce pravděpodobně zanechá dopis bez předmětu na samém konci pracovního dne, přičemž upřednostní důležitější tituly.
Předmět ve formátu „od Alexandra“, „pro Vitaly“a další abstraktní záhlaví jsou vhodná pouze v případě, že příjemce čeká na dopis a v nedávné konverzaci byl informován o bezprostředním odeslání důležitých informací. Ve všech ostatních případech jsou taková témata nešťastná. Nereflektují důvod odvolání, podstatu dopisu a důležitost.
Dobře definovaná věta o 2–4 slovech se považuje za dobré téma. Například: „Návrh zprávy ke schválení“, „Obchodní nabídka společnosti LLC“Business-Trade “,„ O dodávce břidlice “,„ Břidlice. Návrh na posouzení “.
Bez ohledu na účel odvolání by si autor dopisu měl dávat pozor, aby upoutal pozornost. Poznámky „Naléhavé!“, „Osobně ředitel“, „Důležité!“by mělo být uvedeno v předmětu pouze v případech, kdy má zpráva skutečně extrémní stupeň důležitosti, a to nejen pro odesílatele, ale také pro příjemce. Pokud každý dopis od stejné kontaktní osoby doprovází neopodstatněné známky pozornosti, příjemce na ně přestane reagovat a v krajních případech je pošle na černou listinu nebo přesměruje na podřízené.
Odvolání
E-mail by měl začínat zprávou. Je bezpodmínečně nutné použít celé jméno příjemce a napsat jej bez chyb. Pozorný adresát, který si všiml pravopisné chyby ve svém jménu, jistě ztratí důvěru v autora odvolání a zájem pokračovat v dialogu.
Aby k tomu nedocházelo, neměli byste při průvodním dopisu před odesláním přečíst text průvodního dopisu. Chyby se nejčastěji mohou skrýt v případě, že konce při adresování, psaní složitých příjmení. Bez ohledu na status příjemce je správnější použít jméno a příjmení, pokud nejsou známy, pak je přípustné použít tradičně neutrální konstrukce: „Dobré odpoledne“, „Dobrý den“. Pokud autor a příjemce dopisu žijí v různých časových pásmech, je povoleno následující odvolání: „Dobrý den“, „Dobrá hodina“.
Oceníte svůj čas i čas jiných lidí
E-mail by měl být krátký, jasný a bez nepříjemných nebo zbytečných podrobností. Tato kvalita je důležitá zejména v případech, kdy elektronická korespondence slouží jako začátek obchodní spolupráce, nikoli jako její pokračování.
V prvním pododstavci kasačního opravného prostředku se musí autor představit, pokud nebyla korespondence dříve vedena nebo byla přerušena na dlouhou dobu. Optimálním řešením je tradiční fráze: „Máte obavy o Vasilyho Kuzněcova, zaměstnance Business Trade. Chtěl bych pokračovat v našem rozhovoru o zvážení návrhu na dodávku kanálu “.
Samotná nabídka by měla být dále prezentována co nejstručněji a jako rozšířený zdroj informací by měla být k dopisu připojena obchodní nabídka.
Všechny úplné myšlenky ve větě by měly být logicky rozděleny do odstavců, měly by být zadány seznamy, mělo by být vhodně použito tučné zvýraznění a podtržení, což zlepšuje vnímání informací čtenářem a zkracuje čas na ponoření se do tématu. E-mail obvykle obsahuje více než 3–5 odstavců.
Finální stavba
Je rozumné ukončit e-maily obchodním sbohem ve stylu: „S přáním všeho nejlepšího, …“, „S pozdravem, …“atd. Ale takovými slovy na rozloučenou jako „Vždycky tvoje, …“, měli byste být maximálně opatrní, protože neformální tón a nadměrná konvergence mohou být pro příjemce nejednoznačné.
K podpisu musí být přiloženy kontaktní údaje. Je důležité uvést telefonní čísla, fax, oficiální webové stránky zastoupené organizace a záložní e-mailovou adresu, protože příjemce vidí kontaktní adresu v samotném dopise.
Myšlenky, které se objeví v procesu přípravy dokumentu, by neměly být formovány v postscriptu. Jak víte, takové vyjádření opožděných myšlenek na psaní je vhodné pouze v osobní korespondenci. A elektronické psaní vám umožňuje kdykoli upravit textový obsah odvolání. Použití v dopise P. S. může být negativně vnímán příjemcem, který si bezdůvodně může myslet, že adresát si udělal čas, aby do dopisu harmonicky zahrnul další informace, a rozhodl se omezit na rychlý postskript.
