Obchodní dopis (obchodní žádost) odkazuje na úřední dokumenty. Pro sestavení plnohodnotného dopisu je nutné mít dostatek informací, dobře znát problematiku, která je v něm obsažena.
Instrukce
Krok 1
Když začínáte psát obchodní dopis, objasněte účel požadavku a rozsah problémů, které je třeba vyřešit. Prostudujte si legislativní akty, předpisy, které upravují postup při řešení těchto problémů. Pokud znáte legislativní a regulační akty, budete schopni formulovat požadavek kompetentněji, zvolit správného adresáta pro jeho implementaci. Pamatujte, že služba, obchodní dokument je navržen tak, aby přesvědčil a vyvolal akci. To znamená, že to musí být dostatečně odůvodněné a jeho formulace jsou právně bezchybné.
Krok 2
Pokuste se plně, ale stručně a jasně uvést všechny informace, které jsou nezbytné k vyřešení otázky, která vás zajímá. Neúplnost informací často vede ke shodě s požadavkem na chybějící informace, oddaluje řešení problému. Každé slovo obchodního dopisu by mělo nést sémantické zatížení. Eliminujte zbytečné detaily a opakování. Chcete-li zdůraznit podstatu dopisu a usnadnit vnímání informací, začněte dokument prohlášením o podstatě žádosti. Ve druhé části dopisu argumentujte, podpořte to zdůvodněním. Používejte stabilní frazeologické výrazy přijaté v obchodní korespondenci. Například: „Žádáme vás, abyste našli příležitost …“, „V souladu s dosaženou dohodou …“atd. Vyhněte se v jedné větě tautologii, používání stejných kořenových slov.
Krok 3
Oficiální dokumenty se zpravidla vytvářejí na hlavičkovém papíře organizace, včetně příslušných podrobností (logo, kód organizace, její název, referenční údaje, OGRN právnické osoby, registrační číslo dokumentu, datum atd.). Adresátem mohou být jednotlivci, úředníci nebo organizace. V případě potřeby je poštovní adresa uvedena v pořadí stanoveném pravidly Ruské pošty. Při zasílání dopisu úředníkovi uveďte před příjmením jeho iniciály. Název organizace je zapsán v nominativu, pozice adresáta - v dativu.
Krok 4
Při vyplňování obchodního dopisu uveďte úplný název pozice osoby, která dokument podepisuje (pokud požadavek není uveden na oficiálním hlavičkovém papíře organizace), nebo zkráceně (na hlavičkovém papíře). Zahrňte podpis s jeho dešifrováním.
