Oficiální recepce je jedním z nejpopulárnějších formátů obchodních jednání v reprezentativní praxi firem. Dobře organizovaná recepce hostů je skvělou příležitostí k navázání nových a rozšíření starých obchodních vazeb s partnery, k získávání důležitých informací pro společnost, k posílení její reputace, k přidání nových „barev“do image.
Instrukce
Krok 1
Důvody pro recepce mohou být velmi odlišné: svátky, výročí významných událostí, návštěva čestného hosta (nebo jeho odchod), příjezd (nebo odjezd) delegace partnerské společnosti, zahájení výstavy, podpis „osudového“„smlouva nebo dohoda, informační příležitost vyžadující podporu kontaktů se zástupci tisku. Může to být jen běžná událost organizace - bez jakékoli souvislosti s jakoukoli událostí.
Krok 2
Plán přípravy na přijetí zahrnuje:
• výběr formy (typu) přijetí, • sestavení seznamu hostů, • distribuce pozvánek, • plánování sezení u stolu, nastavení stolu, sestavení jídelního lístku (v případě organizace „jídel“- snídaně, oběd, večeře). Příprava obsahové složky je především: plánování tématu pro výměnu názorů a dovedně „sestavit“projevy-komentáře aktivistů schůzky, které jsou během recepce koordinovány přednášejícími. Jejich cílem je učinit akci produktivní a zajímavou pro všechny pozvané.
Krok 3
Techniky se obvykle dělí na:
• denní a večerní;
• se sezením (tj. Se sedadly předem přidělenými hostům) a bez sezení;
• formální (formální) a neformální (neformální).
Krok 4
Odpolední schůzky jsou krátké schůzky odpoledne. U těchto recepcí byly názvy pevně zafixovány: „sklenka šampaňského“, „sklenka vína“, „snídaně“.
První dva formáty jsou nejjednodušší. Sedadla u stolů se neplánují (nápoje, občerstvení nabízejí číšníci stojícím hostům - zpravidla od 12:00 do 13:00).
„Snídaně“trvá od jedné a půl hodiny do dvou (obvykle v intervalu od 12:00 do 15:00). Dress code - neformální (není-li v pozvánkách uvedeno jinak).
Krok 5
Večerní recepce jsou vážnější. Jsou to „čaj“, „koktejl“, „bufet“, „oběd“, „oběd formou bufetu“, „čaj“, „večeře“.
„Čaj“- recepce mezi 16.00 a 18.00 hod. Jedná se o tradiční dámské setkání trvající 1-1,5 hodiny. U stolu se podávají cukrovinky a pekařské výrobky, ovoce, džusy, voda, dezert a suchá vína (občerstvení jsou vzácné).
„Koktejl“a „bufet“(stálé jednání) - setkání mezi 17:00 a 20:00. Trvá 2 hodiny. Nabídka zahrnuje studené občerstvení, pečivo, ovoce (někdy teplé občerstvení). Alkohol je zobrazen na stolech nebo servírován číšníky ve sklenicích. Kodex oblékání - jak je uvedeno v pozvánkách: neformální oblek nebo smoking.
„Oběd“je organizován od 20:00 do 21:00 hodin, trvá 2-2,5 hodiny. Jeho jídla: studené předkrmy, polévka, teplá (maso a ryby), dezert, alkoholické nápoje (každé jídlo má své vlastní). Po večeři (trvající hodinu) jsou hosté pozváni do obývacího pokoje, kde jim je podáván čaj nebo káva.
„Večeře“je poslední recepce. Začíná v 21:00 nebo později. Jeho nabídka je podobná večeři. Stejně jako forma oblečení - tmavý oblek, smoking nebo frak pro muže a večerní šaty pro ženy.
„Oběd formou bufetu“- méně formální recepce (obvykle pořádaná po promítání filmu nebo koncertu). Stoly s předkrmy se podávají jako bufetový stůl. Sezení u stolu pro 4 až 6 osob je zdarma.
Krok 6
Při organizaci recepce si vše promyslete do nejmenších detailů. Ujistěte se, že velikost místnosti odpovídá počtu hostů. Pokud jde o nabídku, měla by brát v úvahu vkus, národní a náboženské tradice hostů (podle potřeby se postarat o přípravu libových i vegetariánských jídel).
