Konference v jakékoli organizaci je nesmírně důležitá událost. Vyžaduje pečlivou přípravu a bezchybnou implementaci. Jakákoli nuance může zkazit dojem z vaší společnosti. Pro organizaci úspěšné konference je třeba vzít v úvahu základní principy.
Nezbytné
Papír, internet, peníze
Instrukce
Krok 1
Stanovte si jasný cíl. Proč potřebujete tuto konferenci? Co nakonec chcete získat? Konference může být zaměřena na poskytnutí spolehlivých obchodních kontaktů společnosti, na zlepšení jejího image, na hledání investorů atd. V závislosti na tom je zvolen určitý směr, který by měl být dodržován během celého procesu přípravy a pořádání akce. Pamatujte, že cíl musí být dosažitelný, měřitelný a s charakteristikami v reálném čase.
Krok 2
Pojmenujte událost. Pokud to není poprvé, nezapomeňte uvést číslování. Název by měl být jasný, chytlavý, zajímavý. Vaše cílová skupina by měla mít o konferenci zájem.
Krok 3
Definujte jasné cílové publikum. Dokonce ani dokonale připravená a organizovaná konference nemusí mít žádný účinek, pokud na ni pozvete nesprávné lidi. Zeptejte se sami sebe, kdo by měl mluvit, jehož názor by měl být vyslechnut, jak může tato událost zajímat hosty. Pokuste se zjistit, kde a jak nejlépe komunikovat se svým potenciálním cílovým publikem, což ovlivňuje ty správné lidi, aby rozhodovali o účasti na akci, kterou organizujete.
Krok 4
Rozhodněte o čase a místě konání konference. Většina konferencí se koná ve všední dny (kromě pátku), pokud není plánována dlouhá událost. Místo do značné míry určuje celý názor na událost jako celek. Postoj hostů ke konferenci se utváří, i když právě hledají konferenční místnost nebo hotel. Trasu proto popište co nejpodrobněji, pokud možno umístěte značky.
Krok 5
Vyhlašte konferenci. Vyberte média, kterými vaše cílová skupina mluví nejčastěji. Umístěte do nich reklamy nebo články o nadcházející události. Zašlete pozvánky všem hostům, o které máte zájem. Ať už se jedná o zpravodaj nebo barevný zpravodaj, záleží jen na vás. V pozvánce uveďte místo, čas, název a směr konference.
Krok 6
Shromážděte výbor, který zváží všechny reakce na váš návrh a vybere nejzajímavější a nejrelevantnější návrhy. Poté bude možné zahájit formování programu akce.
Krok 7
Rozdělte odpovědnost v rámci týmu. Někdo je zodpovědný za komunikaci s hosty, někdo rozhoduje o všech problémech s médii, někdo vede akci atd. Poskytněte všem účastníkům konference další materiály pro přednášející. Nezapomeňte před akcí zkontrolovat veškeré vybavení.
Krok 8
Pokud zjistíte, že vám dochází čas, stanovte časový limit pro každou prezentaci a počet otázek. Požádejte publikum, aby po akci položilo řečníkům jakékoli další otázky.
