Je zvykem nazývat konferenci rozšířeným setkáním, kterého se účastní zástupci několika organizací. Konference mohou být resortní, odvětvové, regionální, meziregionální, mezinárodní. Diskutují o různých, ale tematicky souvisejících problémech. V některých případech určuje strategii rozvoje organizace rozhodnutí konference. Každá vzdělaná osoba může uspořádat takovou událost, ale je třeba vzít v úvahu některá hlediska.
Nezbytné
- - seznam účastníků;
- - shrnutí projevů;
- - vizuální materiály;
- - technické prostředky.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte seznam účastníků. Řečníci jsou obvykle o nadcházející konferenci informováni předem, musí potvrdit svůj souhlas a informovat téma zpráv. Někdy podmínky vyžadují poskytnutí textů zpráv nebo alespoň shrnutí. Podívejte se na materiály.
Krok 2
Rozhodněte o pravidlech. Záleží na tom, jak dlouho konference potrvá, na počtu přednášejících i na formách práce. Plánují se pouze plenární zasedání nebo bude část práce probíhat v sekcích? Ve druhé možnosti lze pro zprávy vyhradit více času.
Krok 3
Nezapomeňte si vyhradit čas na společné prezentace a odpovědi na otázky. Rozhodněte o formě otázek. Účastníci je mohou požádat ústně, bezprostředně po prezentaci. Pak byste se měli postarat o další mikrofony. Dotazy lze zadávat také písemně, pak musíte přemýšlet o místě, kam budou posluchači vkládat poznámky. Některé otázky si můžete připravit předem.
Krok 4
Vytvořte program. Pořadí projevů se může lišit, záleží na tématu, ale v každém případě je lepší diskutovat o obecných otázkách na začátku konference a poté přejít k jednotlivostem. Po každé jeden a půl až dvou hodinách práce si udělejte krátkou přestávku (je dobré uspořádat přestávku na kávu) a uprostřed - dlouhou přestávku, během níž si účastníci mohou odpočinout a dát si oběd. Pokud je konference krátká (například znovuzvolení), nejsou nutné dlouhé přestávky.
Krok 5
Zkontrolujte stav technických prostředků. Zkontrolujte počítač a videopřehrávač. Zeptejte se přednášejících, jaké vybavení potřebují a jaké programy by tam měly být. Požádejte přednášející, aby před konferencí poskytli vizuály. Je velmi dobré, když má osoba, která pracuje s počítačem, seznam, kdy má prezentovat. Před konferencí zkontrolujte, zda dorazili všichni řečníci, zda nedošlo ke změnám v předmětu.
Krok 6
Přemýšlejte o svých úvodních poznámkách. Musíte účastníkům říci několik slov na uvítanou, vysvětlit, jaké události je konference věnována, postup, pravidla. Před zahájením zpravodajské a volební konference předejte slovo předsedovi sčítací komise, který musí říci, kolik delegátů mělo být a kolik je přítomných. Pokud jich chybí několik, navrhněte zahájení akce. Někdy je v tuto chvíli vhodné zazpívat hymnu státu nebo mezinárodní organizace. Nabídka výběru předsedy, tajemníka, sčítací a redakční komise. V mnoha případech lze seznamy připravit předem. Událost může dále vést předseda, který oznámí návrh pořadu jednání (je lepší jej před začátkem psát a tisknout). Nejprve je návrh přijat, poté jsou v něm provedeny změny a doplňky, poté je schválen pořad jednání jako celek.
Krok 7
Během konference musí být moderátor, bez ohledu na to, zda je předsedou nebo ne, neustále v místnosti. Je to on, kdo rozhoduje o organizačních problémech, jakmile vzniknou. Pokud stále potřebujete odejít, svěřte své odpovědnosti někomu z podobně smýšlejících lidí.
Krok 8
Konference obvykle končí přijetím jakéhokoli rozhodnutí. Předseda přečte text předlohy, publikum provede změny a doplňky, představí je redakční výbor, po kterém je rozhodnutí schváleno.
