V průběhu práce musí vedoucí organizací vést záznamy. To zahrnuje personální, účetní a daňové účetnictví. Je snadné pochopit, že z toho vyplývá poměrně velký objem cenných papírů, a tedy i informací. Aby nedošlo k záměně v datech, je nutné správně naplánovat údržbu dokumentace.
Instrukce
Krok 1
Pokud je organizace velká, je vhodné najmout si pracovníka pro každé pracoviště. Řekněme, že jeden zaměstnanec je potřebný k evidenci personálních dokumentů, další nebo dokonce několik jich je zapotřebí pro účetnictví. V popisu práce jasně uveďte odpovědnost každé osoby pracující ve vašem státě. Nejprve zahrňte klauzuli o tom, jak vést záznamy.
Krok 2
Pokud chcete ušetřit peníze, můžete si dokumentaci uschovat sami. Pro osobní záznamy si zakupte několik složek a notebook. K seskupení dokumentů budou potřeba složky. Můžete například vytvořit složku pro zaměstnance, kteří aktuálně pracují v organizaci; pro archiv je potřeba další složka. Chcete-li usnadnit hledání informací, zapište si data do poznámkového bloku. Řekněme, že najali zaměstnance. Do poznámkového bloku si zapište stručné informace o něm, uveďte také složku, ve které najdete podrobnější údaje.
Krok 3
Sledujte aktualizované dokumenty a buďte vždy připraveni. Pro každého zaměstnance musíte vystavit osobní kartu, zde zadejte všechny informace o práci. Například zaměstnanec šel na dovolenou, zapište si tuto informaci na kartu. Musíte také každý měsíc vyplnit časový rozvrh.
Krok 4
Účetnictví je složitější a časově náročnější. Abyste to mohli provést, potřebujete speciální znalosti. Nezapomeňte sledovat změny v legislativě. Dokumenty musí být ve složkách („Smlouvy“, „Banka“, „Pokladní kniha“, „Vystavené faktury“, „Přijaté faktury“, „Předběžné zprávy“atd.). Všechny dokumenty by měly být seřazeny v chronologickém pořadí. Některé archivy budete muset očíslovat, sešít a ověřit pečetí a podpisem. Mezi tyto dokumenty patří pokladní kniha, prodejní kniha, nákupy a další.
