Činnosti mnoha podniků jsou spojeny s uzavíráním smluv o dodávkách zboží, nákupu surovin a komponentů. Každá společnost uzavírá smlouvy se zaměstnanci. Aby se dokumentace snadněji používala, je rozšířená praxe vedení nejrůznějších účetních deníků. V takovém deníku je vhodné zaznamenávat například chronologii pohybu jednotlivých dokumentů a podrobnosti smluv.
Nezbytné
- - deník účetnictví smluv;
- - smlouvy.
Instrukce
Krok 1
Vypracovat formulář pro vedení záznamů o smlouvách. Mělo by odrážet specifika podniku a mělo by být snadno použitelné. Ve velkém podniku můžete takovou formu deníku schválit speciální objednávkou a doplnit ji o doporučení pro vyplnění dokumentace.
Krok 2
Vytvořte titulní stránku časopisu. Sem zadejte název dokumentu. Odrážejte název společnosti a všechny požadované podrobnosti. Zadejte datum zahájení protokolování. Ve velké společnosti je vhodné vést pro každou konstrukční jednotku samostatný protokol kontraktu. Očíslujte stránky časopisu, případně je sešijte a připevněte pečeť organizace.
Krok 3
Rozdělte pracovní stránky deníku do několika sloupců, jejichž počet bude určen podle vašich potřeb a specifik smluv. Uveďte sloupce s pořadovým číslem dokumentu, datem smlouvy a jejím vypršením. Samostatný sloupec bude obsahovat krátký údaj o předmětu zakázky. Zahrňte do deníku také osoby odpovědné za plnění smluvních povinností.
Krok 4
Pokud si myslíte, že elektronická podoba deníku bude pohodlnější, vytvořte si vlastní softwarový produkt pro záznam smluv nebo si tuto práci objednejte u specializované organizace. V některých případech můžete pro tento účel použít tabulkový program Microsoft Excel.
Krok 5
Určete úředníka, který bude odpovědný za vedení deníku. Tato osoba je obvykle zaměstnancem personálního oddělení podniku nebo zaměstnancem právního oddělení.
Krok 6
Stanovte pravidlo, že budete systematicky uchovávat záznamy o kontraktech, odrážející v nich dokumentaci průběžně, a nikoli případ od případu. To umožní vedení podniku získat ucelený obraz o procesech probíhajících ve společnosti a poskytne příležitost k rychlé navigaci v hustém toku dokumentace.
