Každá organizace by měla vést záznamy o pracovních smlouvách se zaměstnanci. Toto je interní dokument, ale inspektorát práce může kdykoli zkontrolovat jeho existenci a údržbu a pokud zjistí jeho porušení, zaměstnavatel bude čelit problémům. Vedení tohoto záznamu však není tak obtížné, hlavní věcí je udělat to včas a dodržet minimální formální požadavky.
Je to nutné
- - nařízení o registraci pracovních smluv;
- - deník registrace pracovních smluv.
Instrukce
Krok 1
Je nutné začít s vývojem a schválením nařízení o účetnictví pracovních smluv. Jedná se o obecný dokument, který lze snadno najít a stáhnout na internetu a poté upravit podle potřeb organizace. Například pokud jde o zásady přidělení čísla samotnému dokumentu při jeho uzavření a zápisech v deníku pracovních smluv. V druhém případě neexistuje žádný přísný právní požadavek. Zaměstnavatel může buď každý rok založit nový deník, přičemž od jednoho zahájí číslování dokumentů, které do něj byly zadány, nebo bude tento rejstřík uchovávat, dokud nedojdou stránky, a zahájit nový od čísla následujícího po posledním v předchozím. To je výhodné zejména pro malé a střední podniky, kde je počet zaměstnanců a smluv s nimi malý.
Krok 2
Dokument je vytištěn na hlavičkovém papíře organizace s uvedením jejího názvu a umístění.
V horní části je místo pro vízum manažera: slovo „schvaluji“, pod polem pro datum, podpis (za jménem pozice manažera) a jeho dekódování. Je zde také umístěna pečeť organizace. Pokud v podniku existuje právní oddělení nebo služba, dokument je schválen tímto oddělením. K němu je rovněž přiložen záznamový formulář. Pokud existuje několik stránek (a obvykle je to tak), jsou sešity, zapečetěny podpisem odpovědné osoby s jejím dekódováním, pozicí, datem a pečetí podniku.
Krok 3
Po schválení předpisů je nutné spustit vlastní lodní deník v přísném souladu s požadavky stanovenými v předpisech. Zpravidla obsahuje informace o čísle záznamu, datu uzavření smlouvy, pozici, příjmení, křestním jménu a příjmení zaměstnance, datu vstupu, důvodech k jeho vytvoření (objednávka vedoucího k pronájmu), údaje o změnách a ukončení smlouvy s datem a důvody. Zde zaměstnanec podepíše, že obdržel kopii pracovní smlouvy.
