Moderní praxe smluvních vztahů mezi právnickými osobami ukazuje, že většina občanskoprávních smluv mezi nimi obsahuje podmínky pro povinné řešení sporů před zahájením soudního řízení podáním žaloby.
Reklamační postup pro řešení sporů zahrnuje zaslání požadavku protistraně s uvedením časového rámce pro její posouzení. Ve stanovené lhůtě musí druhá strana smlouvy zaslat autorovi reklamace odůvodněnou odpověď, která může být kladná nebo záporná.
V případě nesouhlasu s požadavky uvedenými v žádosti musíte odůvodnit své odmítnutí vyhovět jim.
Odpověď na žádost je adresována osobě, která ji podepsala, obvykle je to vedoucí organizace, takže je nejlepší zahájit žádost oficiálním odvoláním, například „Vážený Ivan Ivanovič!“
V textu odpovědi je třeba odkázat na samotný nárok, jeho číslo, datum, stručně uvést jeho podstatu, aby bylo okamžitě jasné, o co jde. Například: „Na základě výsledků posouzení žádosti o inkaso úroků za použití finančních prostředků jiných lidí ve výši 50 000 rublů. ze dne 26.12.2013, ref. Č. 575657 z důvodu zpoždění platby na základě nájemní smlouvy ze dne 12. srpna 2013 č. 565665, informuji vás, že tento nárok může být zamítnut z následujících důvodů. “
Důvod odmítnutí je následující. Může jít například o porušení podmínek smlouvy autorem reklamace: „Podle části 1 Smlouvy se nájemné vyplácí na základě kompletní sady primárních dokumentů (osvědčení o dokončení, faktura), kterou pronajímatel poskytne nejpozději 5. (pátý) den měsíce následujícího po vykazujícím. Doklady k platbě jste však zaslali v rozporu se stanovenou lhůtou, v souvislosti s níž je narůstání úroků za použití finančních prostředků jiných osob v tomto případě nezákonné. “
Odpověď na reklamaci podepisuje oprávněná osoba s připojenou příslušnou plnou mocí.
