Vysvětlující poznámka je dokument vypracovaný zaměstnancem k předání úředníkovi, jehož účelem je vysvětlit důvody nedodržení požadavků, nedodržení lhůt nebo jiného porušení. Dokument lze vypracovat jednoduchou písemnou formou, protože jeho provedení není regulováno právními předpisy Ruské federace. Správně napsaná poznámka pomůže zaměstnanci vysvětlit situaci vedení, upozornit na konkrétní skutečnosti a vyhnout se disciplinárnímu řízení jmenováním skutečných důvodů incidentu.
Instrukce
Krok 1
Vyplňte úvodní část dokumentu s uvedením podrobností o adresátovi (název organizace, příjmení, křestní jméno, příjmení a pozice vedoucího, kterému je vysvětlující dopis adresován) a umístěte je do pravého horního rohu List A4.
Napište název „Vysvětlující poznámka“, uveďte datum přípravy a příchozí číslo stanovené podle registračních pravidel pro interní tok dokumentů. Pod nadpisem upřesněte obsah poznámky a uveďte, o čem bude pojednáno v uvedené vysvětlivce. Bude to skutečnost nebo událost, která způsobila vypracování tohoto dokumentu.
Krok 2
V hlavní části dokumentu popište důvody toho, co se stalo, vysvětlete současnou situaci a uveďte skutečné důvody, které způsobily tato porušení. Zde uveďte závěry, které se zdají být dostatečným základem pro vysvětlení toho, co se stalo. A poté uveďte žádost o zproštění odpovědnosti z výše uvedených důvodů nebo o zapojení dalších zaměstnanců, kteří se dopustili porušení.
Krok 3
V závěrečné části uveďte všechny dokumenty, které považujete za nutné předložit jako důkaz, a připojte k vysvětlující poznámce jako doprovodné dokumenty. Nyní vložte datum poznámky a osobní podpis kompilátoru s přepisem (jméno a titul).
