Naléhavě potřebujete dokument, ale nepamatujete si, kam jste jej vložili? Přineste do svého kancelářského života pořádek, uspořádejte vše do očíslovaných složek - to vám usnadní práci.
Dali jsme věci do pořádku v novinách
Pokud existuje jen málo dokumentů a vztahují se k jedné oblasti použití, je třeba je umístit všechny na jedno místo, nejlépe do složky. Jedna složka však zpravidla nestačí, mělo by jich být několik. Například složka se základními dokumenty společnosti, dopisy, smlouvy s dodavateli atd.
S rozšiřováním podniku se zvyšuje počet složek. Možná pro ně nebudete potřebovat jednu, ale několik polic. A pak se objeví zaměstnanci, kteří budou mít vlastní tok dokumentů a jejich složky. To znamená, že prvním pravidlem pořadí je distribuce dokumentů do tematických složek, které by měly být na poličce.
Nyní průmysl vyrábí horizontální a vertikální zásobníky. Jsou velmi praktické, zabírají málo místa, dobře se hodí na stůl a umožňují mít po ruce všechny základní a často používané dokumenty, aniž by bylo nutné kupovat nový nábytek.
Registr
Pokud existuje mnoho dokumentů, můžete pro ně vytvořit speciální registr (registrační deník) nebo několik. Například protokoly příchozí a odchozí dokumentace. Obsahují datum registrace a číslo příchozího (odchozího) dokumentu, jeho stručný obsah nebo název a místo, kde je dokument odeslán (kterému oddělení, kterému úředníkovi byl předán, ve které složce je umístěn atd.)).
Pro část nebo všechny složky, pokud existuje mnoho dokumentů a mnoho podobných složek (ve smyslu), možná budete potřebovat registr dokumentů v každé složce, to znamená jejich seznam, který je vnořený nebo nějakým způsobem připojený v uprostřed složky. Každému dokumentu lze přiřadit číslo (pokud tam dříve nebylo) nebo uvést vlastní. Pak nebudete muset listovat ve všech dokumentech, stačí se podívat na jejich seznam a poté si vzít potřebné číslo.
Umístěte dokumenty do příslušných složek, zásobníků a polic, spusťte je včas a vše rychle a snadno najdete.
Udržovat pořádek na pracovišti
Pracoviště musí být udržováno v pořádku. Pokuste se stůl vyčistit denně nebo alespoň jednou za několik dní. Můžete nechat potřebné dokumenty na stole, zbytek odložit do složek, na podnosy a police, a pokud jste je někomu vzali, pak je vrátit. Pouze pokud to dáte, je lepší si dobře pamatovat, kdo nebo si to dokonce zapsat.
A nakonec. Osoba, jejíž doklady jsou vždy na místě, jsou snadno nalezitelné a přinesené včas, vždy v dobrém stavu s úřady. To vám z celého srdce přejeme.
