Některé společnosti mají dokumentaci po celá desetiletí. Aby nedocházelo k pomačkání nebo ztrátě důležitých papírů, je třeba je ukládat do složek z tvrdého kartonu nebo plastu. Každému kontraktu přidělte pro identifikaci samostatné číslo.
Instrukce
Krok 1
Aby bylo možné snadno najít požadovanou smlouvu, udržujte si knihu záznamů. Přiřaďte dokumentu číslo a zadejte jej do tohoto deníku. Kromě čísla zadejte datum smlouvy. Zápis v deníku by měl vypadat takto: 1. Smlouva č. 123TP ze dne 22.02.2011. V poznámkách můžete uvést podstatu smlouvy, pokud to vyžaduje firemní styl dokumentace.
Krok 2
Pokud je ve společnosti několik právnických osob, vytvořte pro každou samostatnou knihu smluv. Ve své notaci použijte konvenční symboly. Například zapište smlouvy společností Masha and Bears OJSC na 123MM. A označte cenné papíry od ZAO „Tři malá prasátka“123TP. Přiřaďte čísla, abyste předešli nejasnostem.
Krok 3
Když dohoda prošla všemi schváleními podepsanými generálními řediteli obou stran, byly umístěny plomby, lze ji uložit do složky. Vyberte si složky s pevným obalem - zajistí bezpečnost dokumentů. Každá právnická osoba potřebuje vlastní složku.
Krok 4
Před listy. Vezměte děrování a děrování nových děr. Umístěte dokument do složky a zajistěte jej speciálními anténami. Oddělte jednu smlouvu od druhé prázdným listem A4.
Krok 5
Smlouvy můžete uzavírat i jiným způsobem. To bude vyžadovat průhledné soubory. Umístěte každý dokument do samostatného souboru a připněte jej do složky.
Krok 6
Neukládejte příliš mnoho smluv do jedné složky - mohou se pomačkat. Složka by měla být snadno zavíratelná, jednotlivé listy by neměly vyčnívat.
Krok 7
Chcete-li uložit složky se smlouvami, mějte ve skříni samostatnou polici. Do složky napište rok a právnickou osobu, která vlastní dokumenty. To vám umožní v případě potřeby rychle najít správné papíry.
Krok 8
Složky se smlouvami z doby před třemi lety není nutné neustále uchovávat. Uspořádejte je do kartonových krabic s podpisem roku a právnické osoby, pro kterou jsou dokumenty vydávány. Zašlete krabice do skladu. Vyberte suché místo pro skladování. Vlhkost papíru škodí.
