Organizační a administrativní dokument se nazývá protokol, který zaznamenává průběh diskuse o problémech a rozhodování na jednáních, schůzích, jednáních a konferencích kolegiálních orgánů.
Nezbytné
Zápis z porady
Instrukce
Krok 1
Protokol je vypracován na obecných formulářích i na prázdných standardních listech papíru ve formátu A4 a obsahuje následující uvedené podrobnosti:
- název typu dokladu a jeho sériové číslo;
- datum;
- místo vypracování protokolu;
- název textu;
- text;
- podpisy předsedy a tajemníka.
Krok 2
V záhlaví protokolu je třeba umístit následující podrobnosti:
- celé jméno organizace;
- typ dokumentu (tj. protokol);
- datum a číslo;
- místo vypracování protokolu;
- přímo nadpis samotného textu Název organizace je uveden v organizační a právní formě a odpovídá oficiálně zavedenému názvu (v nařízení nebo listině organizace). Právní forma je také psána v plném znění, nikoli ve formě zkratky.
Krok 3
V úvodní části by měl být uveden seznam osob přítomných na schůzi a také uvedení, kdo působil jako předseda a kdo jako tajemník. Pokud se jedná o zápis z produkční schůzky, měl by být u všech přítomných uveden název pozice. Úvodní část končí agendou. Následující záznam je přípustný: Byli… lidé.
Krok 4
Hlavní část protokolu by měla být strukturována podle následujícího schématu: LISTENED - SPEAKED - DECIDED (DECIDED) samostatně pro každý bod programu a s velkým písmenem - krátký záznam obsahu zprávy, zprávy. V části REPRODUKTORY je obrys stejný. V části JE ROZHODNUTO je nutné stanovit přijatá rozhodnutí bod po bodu Text protokolu podepisuje tajemník a předseda.
